El panorama de la protección de datos en 2025
La protección de datos personales se ha consolidado como una de las áreas de cumplimiento más importantes para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD) siguen siendo el marco de referencia, pero 2025 trae novedades importantes que las pymes deben conocer.
Principales cambios normativos en 2025
Nuevas directrices sobre transferencias internacionales
Tras la invalidación del Privacy Shield y los sucesivos cambios en los mecanismos de transferencia a terceros países, la Comisión Europea ha actualizado las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT). Si tu empresa utiliza servicios en la nube estadounidenses o trabaja con proveedores fuera del Espacio Económico Europeo, debes:
- Revisar que tus contratos incluyan las CCT actualizadas
- Realizar una Evaluación de Impacto de Transferencias (TIA)
- Documentar las medidas suplementarias adoptadas
Inteligencia artificial y protección de datos
El Reglamento de Inteligencia Artificial de la UE ya está en vigor parcialmente. Si tu pyme utiliza herramientas de IA (chatbots, análisis predictivo, automatización de marketing...), debes considerar:
- La base legitimadora para el tratamiento automatizado
- La obligación de informar a los usuarios cuando interactúan con sistemas automatizados
- Los derechos de los interesados frente a decisiones automatizadas
Mayor escrutinio de la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos ha intensificado sus actuaciones inspectoras, especialmente en:
- Cookies y tecnologías de seguimiento: El incumplimiento de la normativa de cookies sigue siendo una de las principales causas de sanción
- Marketing digital: Envíos de comunicaciones comerciales sin consentimiento válido
- Videovigilancia: Cámaras mal señalizadas o con finalidades no declaradas
Obligaciones básicas que toda pyme debe cumplir
Registro de actividades de tratamiento
Toda empresa que trate datos personales debe mantener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) actualizado. Este documento debe incluir:
- Finalidades del tratamiento
- Categorías de datos y de interesados
- Destinatarios de los datos
- Plazos de conservación
- Medidas de seguridad aplicadas
Información a los interesados
Los textos legales de tu web deben estar actualizados:
- Política de privacidad completa y comprensible
- Política de cookies con sistema de gestión de consentimiento
- Cláusulas informativas en formularios de contacto, newsletters, etc.
Contratos con encargados del tratamiento
Si utilizas servicios externos que acceden a datos personales (gestoría, servicio de email marketing, CRM...), necesitas formalizar contratos de encargado del tratamiento que cumplan el artículo 28 del RGPD.
Análisis de riesgos y medidas de seguridad
Debes evaluar los riesgos asociados a tus tratamientos e implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas:
- Control de accesos a sistemas
- Copias de seguridad periódicas
- Cifrado de datos sensibles
- Formación del personal
Cuándo es obligatorio designar un Delegado de Protección de Datos
La figura del DPO (Data Protection Officer) es obligatoria para:
- Autoridades y organismos públicos
- Empresas que realicen tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos
- Empresas cuya actividad principal sea la observación sistemática de personas
Aunque tu pyme no esté obligada, designar un DPO (interno o externo) puede ser una buena práctica para garantizar el cumplimiento.
Sanciones: cuánto puede costar el incumplimiento
El RGPD establece multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio global. En la práctica, la AEPD aplica criterios de proporcionalidad, pero las sanciones a pymes no son infrecuentes:
Ejemplos recientes de sanciones a pymes
- Falta de consentimiento en marketing: 30.000 € a una pequeña empresa por enviar emails promocionales sin consentimiento verificable
- Cámaras de videovigilancia: 6.000 € por grabar espacios públicos sin autorización ni señalización adecuada
- Brechas de seguridad no notificadas: 40.000 € por no comunicar un incidente de seguridad en el plazo de 72 horas
Preguntas frecuentes
¿Las empresas unipersonales y autónomos también deben cumplir el RGPD?
Sí. El RGPD se aplica a cualquier tratamiento de datos personales, independientemente del tamaño de la empresa o de si tiene empleados.
¿Necesito el consentimiento para enviar facturas por email?
No. El envío de facturas es necesario para la ejecución del contrato, por lo que la base legitimadora es el contrato, no el consentimiento.
¿Puedo usar WhatsApp para comunicarme con clientes?
Depende. Si es una comunicación ocasional y el cliente te ha facilitado su número, puede ser admisible. Pero no deberías crear grupos o listas de difusión sin consentimiento, ni usar WhatsApp personal para datos sensibles.
¿Cada cuánto debo renovar el consentimiento de mis clientes?
El RGPD no establece una periodicidad fija. El consentimiento es válido mientras no se retire y siempre que se haya obtenido correctamente. Lo importante es poder demostrar que el consentimiento fue libre, específico, informado e inequívoco.
Lista de verificación para pymes
Para asegurarte de que tu empresa cumple con la normativa de protección de datos, revisa estos puntos:
- ☐ Tengo un Registro de Actividades de Tratamiento actualizado
- ☐ Mi web tiene política de privacidad y de cookies
- ☐ Los formularios incluyen cláusulas informativas
- ☐ Tengo contratos firmados con mis proveedores que acceden a datos
- ☐ He realizado un análisis de riesgos
- ☐ Mi personal está formado en protección de datos
- ☐ Tengo un protocolo para gestionar solicitudes de derechos (acceso, supresión, etc.)
- ☐ Sé cómo actuar ante una brecha de seguridad
Conclusión práctica
La protección de datos no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para generar confianza con tus clientes. Las pymes que demuestran un compromiso real con la privacidad tienen una ventaja competitiva.
Dedica tiempo a revisar tu cumplimiento normativo, actualiza tus documentos y, si tienes dudas, consulta con un profesional especializado. Es mucho más económico prevenir que afrontar una sanción de la AEPD.
